接待的函范文 接待函一般谁写(七篇)

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最新接待的函范文(精)一

迎接工作的一般步骤是：(开始)准备→欢迎→安排生活(结束)

1.准备

(1)准确掌握客人(团组)抵达的时间、地点、所乘交通工具以及给予的礼遇等。

(2)迎接前检查预定客房、车辆及餐饮。

(3)通知宾馆、车辆等部门做好准备;重要来宾以及重要团组的接待，根据需要通知保卫、新闻、卫生、机场、车站等部门做好准备。

(4)通知并组织有关领导和部门按预定的时间、地点前往迎接。

(5)做好其他准备工作。

2.迎宾

(1)准确掌握抵达时间。提前到达以示欢迎与尊重，不让客人久候或自寻目的地。

(2)出示接站牌。因初次见面和迎接地点拥挤喧闹，为便于识别，高举接站牌、横幅、小旗等迎接，使客人能从远处看到，主动前来接洽;应礼貌地问清客人情况，不要接错人，既保证接站顺利，又增加客人的自尊、自豪感，增进双方感情。

(3)热情相迎。主动上前打招呼、握手、问候以示欢迎;自我介绍或递名片(可由身份最高者将迎接人员介绍给来宾，接着介绍来宾，先介绍身份地位高的人);主动与客人寒暄，征得同意后帮客人提皮箱、行李，引领至车上。

(4)帮助客人与机场或车站联系签票、领取行李，组织装运行李。

3.安排生活

(1)将客送至住地，先让其洗浴更衣，以解旅途疲劳，再安排客人就餐。

(2)及时向客人提供《接待手册》，并征求客人对日程安排的意见和要求(如客人对日程安排提出变化要求，应报告有关领导同意后迅速通知各有关部门)。问客有无私人活动(探亲访友、购物)需帮助安排。

(3)分手时礼貌道别，并交待下次会面地点、时间、联系方法。

送客是公务接待工作最后一环，可适当馈赠礼品，提醒别忘所带物品。送客的一般步骤是：(开始)准备→欢送(结束)。

1.准备

(1)核实客人离境的准确时间、地点、所乘交通工具;商定集合、出发的时间。

(2)通知宾馆、车辆等部门提前做好准备;重要来宾以及重要团组的接待，根据需要通知保卫、新闻、卫生、机场、车站等部门提前做好准备。

(3)通知并组织有关领导和部门按预定的时间、地点前往欢送。

(4)组织装运行李，检查客人是否有遗漏物品。

2.欢送

(1)为表隆重，参加接待服务的人员可在客人住地列队欢送。

(2)送客人至机场(车站、码头)。

(3)挥手告别并配以关切牵挂的道别语，待飞机起飞(车船开动)后再离开。

1.严格照接待方案安排和组织迎送。

2.准确掌握客人抵离时间、地点和所乘交通工具，及早通知全体迎送人员和有关部门。如有变化，应及时通知。

3.接站人员应提前到达机场(车站、码头)迎候客人，以示欢迎与尊重;送客要待飞机起飞(车船开动)后再离开。

4.根据需要事先安排贵宾休息室;对首次来访、彼此又不认识的客人，应事先准备好接站牌。

5.客人抵达住地后，不宜马上安排活动，应稍事休息，给对方留下更衣时间。

6.在迎送过程中，应热情周到，服务规范，善始善终，文明礼貌。

7.对需要购买回程飞机、车、船票的客人，要事先了解离开的日期，乘坐何种交通工具，收齐预付款，交票务人员办理。票办妥后，要提前通知客人。

最新接待的函范文(精)二

人们经常会出于各中原因来办公室找秘书，所以秘书人员要掌握接待来访者的礼仪，这不但涉及到组织形象问题，对秘书工作能否顺利开展也有很大关系。

如果因工作繁忙暂时无法接待来访者，应首先致歉然后询问来访者是稍作等待还是另约时间，切不可让他人无故等太久。当来访者是上级或长者时,秘书要站起来握手以示欢迎。来访者是为了说明某些问题，一定要有耐心听完别人的话，而且要用你的表情和行为表明你是在认真的倾听。在交谈过程中，不要随意承诺;当出现矛盾和意见分歧时，要克制自己的情绪，以平和的态度处理。

在交谈处理事务过程中,能立刻解决或答复的问题要及时处理,不能摆架子或故意拖延时间;对于不能马上解决的问题，要向来访者说明理由，另约时间予以解决或商讨。如果来访者来访时间过长而你又有其他事情要做，可以委婉地提醒或以看手表、起身等行为身体语言告诉对方结束谈话。切忌不可以敷衍、不耐烦的生硬态度草草结束谈话，给对方留下不良印象，从而影响组织和单位形象。

文秘拜访办公室的礼仪

对外联系是秘书工作的重要内容之一，出于各种原因，秘书人员经常要拜访他人。了解和掌握拜访礼仪，可以帮书秘书人员圆满顺利地完成工作任务。

拜访时首要的礼仪是准时赴约，一般情况下要提前3—5分钟到达。万一出现意外的紧急情况要迟到时，一定要打电话向对方说明理由，表示歉意。为了表示尊重，拜访一般提前3—5天预约，赴约前一天再次确认一下时间和地点。没有特别的情况，一般不要突然拜访，以免打乱对方的工作安排。与求见人见面后,如果是初次见面要主动自我介绍,如果是熟人,也要先问候并握手致意。谈话时应开门见山，不要海阔天空，浪费时间。说话时要注意对方的反应，要给对方讲话、答复的时间，不要一个人滔滔不绝。对对方的举动要十分敏感，当对方有结束谈话的意思时要及时起身告辞，切忌死赖不走，不知趣。

文秘汇报工作时的礼仪

向上级汇报工作是秘书的重要工作内容之一。秘书人员掌握正确的汇报工作的礼仪，一方面可以给上级留下良好的印象，同时也可以畅通无阻地和领导交流，提高办事效率。

由于领导工作繁忙，秘书人员和领导约好的谈话时间一定要严格遵守，不可失约。恪守时间是秘书人员的基本素质要求之一。赴约时不要过早抵达以免领导还没做好准备而出现难堪的局面;也不要迟到，让领导等候。进领导办公室前，要轻轻敲门，经允许后方可入内。如果领导办公室的门是开着的，也要敲门以提醒领导及时调整好自己的状态。

汇报时，要以注意举止文雅大方，谈吐得体。语速语调适中，吐字清晰。语言简练，条理清楚。汇报过程中，领导有任何的意见和建议要及时纪录下来以便谈话结束后整理补充原有的材料。汇报结束后，如果领导谈兴犹浓，不可有不耐烦的表现，要等领导表示结束后方可告辞。告辞时要整理好自己的衣着、座椅等，当领导送别时要主动说“谢谢”、“请留步”等以示礼貌

文秘接待办公室仪容礼仪

在办公室里，秘书人员要树立整洁、端庄的个人形象。如果单位有统一的服装，无论男女都应尽量穿着工作服。如果没有，在办公室里要尽量选择较保守的服装。男士以西装为主，女士以职业装为主。女士的着装要端庄大方，不要过于暴露或前卫。化妆要以淡妆为主。男士夏天切忌在办公室穿拖鞋、短裤和背心等衣服。休闲装、运动装等也不适于办公室的工作环境。

最新接待的函范文(精)三

1、据研究，在受到某公司营销人员不礼貌对待的顾客中，每个人平均要向另外几个人讲述其遭遇：

a、6

b、7

c、8

d、9

2、人际社会心理学研究表明，使交往双方产生吸引力的重要基础是：

a、首因效应

b、一致性因素

c、善于表现自己

d、举止谈吐优雅

3、在跟女士握手时，一般不用的形式是：

a、以双手相握

b、掌心向下

c、掌心向上

d、只握手指部分

4、以下各种场合中，最适宜用致意的方式向交往对象表示问候与尊敬的是：

a、异性相遇

b、与位尊者见面

c、初次见面

d、多次见面

5、在国际交往中较隆重的场合，男子之间表示热情友好或祝贺、感谢的常用礼节是：

a、亲吻礼

b、拥抱礼

c、吻手礼

d、贴面颊

6、打电话到到对方处，铃响后无人接听，至少应等铃响几声后再挂断：

a、3

b、4

c、5

d、6

7、在递出自己的名片时，以下哪项不符合礼节规范：

a、双手递出

b、右手递出

c、在人群中散发5

d、字体正对接受者

8、按照基本站姿的规范化要求，一般两脚尖分开的开度为：

a、30～40度

b、45～60度

c、60～75度

d、90度 9、前伸式基本坐姿，要求全脚着地且小腿与地面的夹角不得小于：

a、15度

b、30度

c、45度

d、60度

10、当坐在有扶手的椅子上时，女士一般不采用的做法是：

a、双手放在扶手上

b、单臂放在扶手上

c、双手握指搭放扶手上

d、双手握指放于腿上

11、女士在公共场合采用的比较优雅的蹲姿为：

a、开并式

b、高低式

c、斜放式

d、交叉式 12、行走时两臂前后摆动的幅度不得超过：

a、15度

b、30度

c、45度

d、60度 13、规范化的手势要求，手掌平面与地面的夹角为：

a、45度

b、60度

c、90度

d、180度

14、曲臂式“请”的手势，曲臂的手部与身体的距离约为：

a、10厘米

b、20厘米

c、30厘米

d、45厘米

15、在传统行业中，男士仪容修饰规范要求其头发的长度不超过：

a、3厘米

b、4厘米

c、5厘米

d、6厘米

16、在人际交往的各种刺激中，表情、态度等视觉印象大约占：

a、55%

b、65%

c、75%

d、85%

17、据心理学研究，注视对方的时间超过多少时，表示对对方本人的兴趣可能大于谈话：

a、50%

b、60%

c、70%

d、80%

18、女士在正式场合的着装应注意典雅大方，穿西装套裙时以下哪种搭配是错误的：

a、配黑色透明丝袜

b、背双肩包

c、窄裙且裙长及膝

d、黑色或棕色浅口高跟鞋

19、在安排客户到郊县远途游览观光时，一般每行多少公里应选择适当地点停车休息：

a、50公里

b、60公里

c、70公里

d、80公里

20、悬挂国旗要注意庄重严肃，合乎国际惯例：

a、两国国旗并排挂，从会场观众席上看应以右方为上

b、车辆上挂旗，则以汽车行进方向为准，驾驶员左手为主方，右手为客方

c、正式场合悬挂国旗，要把正面面向观众，即从旗套的左边展开

d、降半旗的做法，先把国旗升到顶，再下降至离旗杆1/2的地方

二、多项选择题：(共40分)

1、女士在公共场合采用的比较优雅的蹲姿为：

a、弯腰式

b、高低式

c、斜放式

d、交叉式

2、商界女士在正式场合的着装应注意典雅大方，穿西装套裙时以下哪种搭配是错误的：

a、配肉色透明短袜

b、背双肩包

c、裙长及膝

d、黑色或棕色浅口中跟鞋

3、在安排会见或会谈时，以下哪些做法是正确的：

a、一般只提供软饮料

b、谈判圆满结束时送香槟

c、将翻译安排坐在主人的后面

d、谈时间过长可以上红茶

e、礼节性会见一般为30分钟左右

4、国际礼仪强调女士优先，一般在以下哪些场合应让女士先行：

a、上下楼梯

b、乘电梯

c、进剧院有人领位时

d、拥挤的火车车厢内

5、女士的专用物品男士不必代劳，这些物品包括：

a、雨伞

b、手套

c、化妆包

d、购物袋

6、西餐宴请时，桌面上摆放的餐具很有讲究：

a、一道菜配一付刀叉，按从里往外的循序摆放

b、主餐盘上方摆的刀叉用来吃甜品

c、暂停用餐，刀叉呈八字形摆放在餐盘上

d、饮料杯按从外往里循序摆放

7、服饰在正式场合的主要功能包括：

a、实用性功能

b、礼仪性功能

c、装饰性功能

d、社会性功能

8、男士站立的姿态，应注意自然大方：

a、双脚分开同肩宽

b、站成v字步或丁字步

c、双臂抱于臂胸前

d、双手腹前握指

e、双手自然下垂

9、作为世界时装权威之一的维瑞兰德女士认为，一些体态要素与美紧密相连：

a、脖颈

b、脊背

c、头和脚

d、手臂和腿

e、步履

10、正式场合，领带、衬衣、西装搭配应注意：

a、领带不超过4种颜色

b、领带的颜色中至少有一种与衬衣或西装同色

c、白色长袖衬衫最正式

d、短袖衬衫不可与西装搭配

e、领带系温莎结配敞领衬衫

11、 以下几种坐姿中，哪些比较适合女士采用：

a、开膝合手式

b、前伸式

c、斜放式

d、双脚后点地、

e、开并式

12、不同国家民族的手势习惯大不一样，常见的有：

a、日本示意别人过来手心向上

b、欧美唤狗手势为手心向下

c、澳大利亚竖起大拇指为骂人

d、新加坡伸食指手势表示最重要

e、英美v型手势都表示胜利

13、以下哪几项符合正式场合下西装的着装规范：

a、两粒扣西装扣好上面一粒衣扣

b、衬衫衣袖长出西装衣袖1.5cm

c、四粒扣西装扣上中间二粒衣扣

d、西裤长度站立时盖住2cm左右的鞋帮

e、内穿一件羊毛开衫领带放到毛衣里面

14、在正式场合，符合职业女性佩饰原则的做法是：

a、同时佩戴的首饰不超过3件(套)

b、质地、颜色相同

c、悬垂状精美耳环更显优雅

d、脚链戴在丝袜外面

e、只戴一枚订婚或结婚戒指

15、酒店行李员在接待宾客时，应注意以下服务环节：

a、遇客人下车均应为其开启车门并做遮挡动作

b、接待团体宾客应连续向每位客人点头致意

c、客人在总台办手续时应站在其身边

d、引领客人时应走在其右前方二步左右

e、送行李进客房后离开时应面对客人后退一、二步，再转身离去

16、按照西方传统礼仪，适用于白天或晚间正式交际场合的服饰分为：

a、常礼服

b、大礼服

c、休闲服

d、便服

e、小礼服

17、界域语是空间距离传递的信息，以下哪些属于密切或友好距离：

a、30厘米

b、60厘米

c、1米

d、1.3米

e、1.5米

18、在旅游服务场合，鞠躬礼比较常见的几种角度是：

a、10度

b、15度

c、30度

d、45度

e、90度

19、确定对来宾迎送规格的主要根据是：

a、礼宾次序

b、礼遇规格

c、来宾身份

d、来访目的

e、两国关系

20、悬挂国旗要注意庄重严肃，合乎国际惯例：

a、主席台墙上两国国旗并排挂，从会场观众席上看应以左方为上

b、车辆上挂旗，一般以汽车行进方向为准，左侧为主方，右侧为客方

c、悬挂国旗，应注意从旗套的左边展开，不可挂反

d、外资企业同时悬挂中国国旗和企业旗帜时，必须把国旗置于较突出的位置

最新接待的函范文(精)四

第一条 为切实推进党风廉政建设，规范支出管理,降低行政成本,根据国务院和省、市有关公务接待管理要求,进一步规范和改进我局机关、事业公务接待管理工作，制定本规定。

第二条 市局机关、事业单位要牢固树立艰苦奋斗、勤俭节约的思想,严格遵守规定的标准和方式，自觉做到既热情周到，又不铺张浪费，通过自身努力使公务接待真正成为交流思想、联络感情、促进工作的载体。

第三条 公务接待应严格执行审批报销制度，先审批、后接待。

机关凡来客需要用餐或住宿的，由负责接待的部门到局办公室登记，填写来客用餐登记单。登记内容为接待部门及经办人、来客单位及人数、用餐标准及主陪人员等，到定点接待单位用餐或住宿。

机关负责对口接待的部门和经办人，每次接待完毕签单前要认真核对帐(菜)单。在签单挂帐的指定地点就餐和住宿的，由局办公室每月结算一次餐费和住宿费;经批准到其他地点用餐的，每批次结算一次，凭就餐发票和登记单核定的标准报销。接待费用的报销凭证须有对口接待部门经办人员签名，由办公室汇总核定后报分管局领导审批。无特殊原因，超标接待的超标部分不予报销。

局属事业单位按此条规定制定相应措施。

第四条 兄弟单位客人在甬期间，原则上由接待部门按标准接待一次，按照来客对象或职级由相应领导陪餐，必要时可安排工作餐。

第五条 公务接待原则上不上高档酒，并严格控制陪餐人数。接待标准原则上为(以来客带队人级别为标准): 厅级每人每餐150元(不含酒水，但尽量控制，下同)，县处级每人每餐120元，科级每人每餐80元，科级以下每人每餐50元。特殊情况另行考虑。由局领导出面的宴请由办公室负责安排。

本市系统人员接待提倡安排工作餐，在紫竹食府就餐，标准原则上为：县(市、区)局级每人每餐50元以下;其余每人每餐30元以下。

第六条 住宿费用原则上由客人自理，客人来甬期间超出本市范围的参观考察费用自理，特殊情况另行考虑。

第七条 实行来客对口接待。客人来局交流的内容涉及个别业务处(室、局)的，交流介绍、参观考察陪同由对口业务处(室、局)负责，办公室做好食宿交通安排;兄弟国土资源部门事业单位来甬的，由对口事业单位负责接待、交流介绍。

第八条 健全机关接待物品的管理。一是实数量较大的由两人以上经手)。二是实行审批与购买、审批与赠送间的分离制度，同时实行物品保管登记制度，由办公室指定人员按名称、单价、数量登记入库保管，使用时须经局领导同意后办理登记手续。局属事业单位按本条规定制定相应措施。

第九条 违反公务接待规定的，按违犯财经纪律处理。纪检监察、财务审计部门要加强监督检查。

第十条 本规定自x年一月一日起实行。

最新接待的函范文(精)五

1、心理准备

(1)“诚恳”的心，要让对方感到自己是受到欢迎、得到重视的。

(2)合作精神。看到同事在招待客人，要有主动协助的精神，不能认为不是自己的客人就不予理睬。

(3)具备一定的礼仪知识。特别注意在接待、洽谈、宴请等方面的相关礼仪。

2、物质准备：物质准备包括环境准备和办公用品准备，主要由总经办负责。

(1)环境准备。全力打造清洁、整齐、明亮、美观，无异味的接待环境。包括前台、会客室、办公室、走廊、楼梯等处。

(2)办公用品准备。例如：前厅，为客人准备简洁、色彩和谐的座椅。会客室，桌椅摆放整齐，桌面清洁，墙上挂上某次成功的大型公关活动的照片，桌上放一些介绍公司情况的资料，以提高公司的可信度。另外，茶具、茶叶、饮料要准备齐全。

3、业务知识和能力的准备，即企业的发展历史、产品特点、规格、种类、各部门设置及领导职工的情况;还要准备一些较完备的资料，如当地宾馆、名胜古迹、游览路线、娱乐场所的名称、地点、联系方式，本市的政治、经济、文化等情况。主要由行政部、市场营销部负责。

4、了解来宾的基本情况，包括来宾的人数、姓名、性别、年龄、职务、民族及其宗教信仰等，以确定接待规格和制定接待计划。主要由人事部、计划部、财务部负责。

快速了解外宾的基本情况后，还需要根据实际情况做好以下三项主要准备工作：确定接待规格、拟定日程安排、提供经费列支。包括到机场或车站迎接得人员、迎接物品的种类及数量、专项陪同人员、全程陪同人员;宴请的规格、地点;住宿的宾馆等级、房间标准等等。涉及到的具体内容有：(1)主要陪同人员;(2)主要工作人员;(3)住宿地点、标准、房间数量;(4)宴请时间、标准、人数;(5)会见、会谈时间、地点、参与人员。

为了让所有有关人员都准确地知道自己在此次接待活动中的任务，提前安排好自时间，保证接待工作顺利进行，制定一份表格，内容如下，印发各有关人员：

1.人员安排表：包括时间、地点、事项、主要人员、陪同人员。

2.日程安排：包括日期、时间、活动内容、地点、陪同人员等内容，一般以表格的列出。

3.接待经费列支：包括 (1)工作经费：租借会议室、打印资料等费用; (2)住宿费;(3)餐饮费;(4)劳务费：讲课、演讲、加班等费用;(5)交通费;(6)参观、游览、娱乐费用;(7)纪念品费;(8)宣传、公关费用;(9)其他费用。

附：公司一般部门

总经办、行政部、人事部、计

划部、财务部、市场营销部(市场部、

物流部、销售部、营销部、采购部、生产部……)……

总经理办公室：负责全公司协调，包括制度、接待、会议等，属于公司中心决策;

财务部：财务经理，出纳员，记帐员等负责费用收支、预决算、工商税务等;

销售部(营销部)：市场营销、客户服务等

人力资源部：公司人事、培训、劳资、考勤、保险、职称等;

行政部：如果是生产型的公司部门相对比较多点，比如企管部，技术研发部，生产部，后勤部，基建设备部，采购部等等经理，财务部，销售部都是基本部门一般都是要有的，其他的部门看公司的性质及情况而定。

另附：

一。宾客到达前要做好如下环节的准备工作：

1.来宾的基本情况：单位、姓名、职务、性别、民族、人数、来访目的和要求、抵达时间、抵达方式、日程安排;

2.及告主管院领导，听取领导对接待工作的意见;

3.制定接待计划，向主管主任报批，重要客人要向院领导报批;

4.协调有关部门落实接待计划。

二。宾客到达后应做好以下服务工作：

1.接站;

2.根据客人具体情况安排住宿;

3.与来宾负责人商议活动日程安排，及时将结果报告负责接待的领导;

4.根据客人特点协调有关部门做好各项活动安排;

5.随时征求客人意见，及时调整活动安排。

三。宾客离去时应做好如下收尾工作：

1.征求来宾对接待工作的意见;

2.将订购的返程票交到来宾手中;

3.协助来宾结算住宿费等;

4.落实返程安排及送行车辆，送站;

5.通知来宾单位接站;

6.将接待工作中的有关文字材料整理归档。

一、做好接待环境准备工作

(一)学习目标

要求：做好办公室硬环境和软环境准备。

(二)接待工作环境准备

会客室(办公室)环境一般可划分为硬环境和软环境。硬环境包括室内空气、光线、颜色、办公设备及会客室的布置等外在客观条件。软环境包括会客室的工作气氛、接待人员的个人素养等社会环境。

制约会客室环境的因素很多，有自然因素、经济因素，最主要的还是人的素质修养因素。

会客室清洁、明亮、整齐、美观，让来访者一走进来就感到这里工作有条不紊，充满生气。如果没有专门的会客室，也应在办公室中腾出一个比较安静的角落来，让来客一进门就有个坐处，可以从容地讲话。

(三)相应知识

1.

绿化环境。会客室(办公室)的绿化是不能忽视的。外部环境应力求做到芳草铺地

，花木繁茂。室内绿化要合理地配置花木，会给室内增光添辉。

2.空气环境。空气环境的好坏，对人的行为和心理都有影响。室内通风与空气调节对提高接待工作效率十分重要。

3.光线环境。室内要有适当的照明。如长时期在采光、照度不足的场所工作，很容易引起视觉疲劳。

4.声音环境。室内要保持肃静、安宁，才能使秘书人员聚精会神地从事接待工作。

(四)注意事项

1.在接待工作中要加强门卫登记制度。

2.办公室的设备、文件、档案及其它重要财产，应该实行严格的安全防护措施，防止窃密现象发生。

二、做好接待工作物质准备

(一)学习目标

会客室应做好接待物质准备。

(二)接待工作物质准备

会客室应准备好座位、茶水，还应有一部电话，以便在谈及有关问题需要询问有关部门时，可以立即打电话出去。有条件的情况下还应有复印设备，当来客需求索有关资料时，能立即复印。最好能在会客室的墙上挂一面镜子，它可以提醒秘书人员随时修饰自己的仪容，始终表现出优雅的仪表和风度。为使会客室内显得生气盎然，可以在窗台、屋角摆些盆景或花卉。为了方便来访者进屋后有放衣物的地方，应准备衣帽架。要使来访者排解等待的时间，可准备一些书报杂志、单位介绍等材料。

(三)相应知识

办公室的用具设计要精美、坚固耐用，适应现代化要求。办公桌应美观、实用。有条件的可采用自动升降办公椅，以适应秘书人员的身体高度。同时应根据不同工作性质，设计不同形式的办公桌、椅。另外，办公室应根据不同情况，设置垂直式档案柜、旋转式卡片架和来往式档槽，以便保存必要的资料、文件和卡片等，便于随时翻检。这些设备和桌椅一样，应装置滑轮，便于移动。如有来访者，就将其置于一隅。办公室美，就会给来访者好的印象。

(四)注意事项

办公室内部良好的人际关系与工作效率密切相关。不仅要注意改善工作环境，还应注意改善工作场所的人际环境。人际环境的内容包括1.一致的目标。一致目标，才能使大家同心同德。

2.统一行动。坚决反对不顾大局，只想到个人利害得失。

3.融洽的凝聚力。秘书人员要有吸引力和相融的态度。

三、做好接待工作心理准备

(一)学习目标

要求懂得接待心理，并做好这方面的心理准备。

(二)心理准备

秘书

人员接待礼仪的基本要素是"诚心"，只有站在对方立场，有一颗真诚的心，接待中能将心比心才能表现出优雅感人的礼仪。

待人接物应该热情开朗、温存有礼、和蔼可亲、举止大方而灵活，这种良好的行为有助于赢得对方的好感。那种"门难进、脸难看、话难听、事难办"的现象，令人反感。外面的人对于上司评价的标准，首先取决于秘书人员接待客人的情感。若一开始受到秘书人员真诚亲切的接待，来访者对将见到的领导也会抱着同样的期待。反之，如果秘书人员对于来访者拉长脸，嫌麻烦，来访者也一定会产生连锁反应，认为领导也不会热情。因此，秘书人员应有真诚的待客心理。

(三)相应知识

要做好接待工作心理准备，重要的是要学习礼仪常识，塑造自身良好形象。

仪容、仪表、仪态、服饰礼仪常识

秘书人员为做好接待工作，要懂得一些仪容、仪表、仪态、服饰的礼仪常识。

1.仪容

仪容即人的容貌，是个人仪表的重要组成部分之一，它由发式、面容以及人体所有未被服饰遮掩的肌肤(如手部、颈部等)等内容所构成。仪容在人的仪表美中占有举足轻重的地位。

(1)发式

发式美是人仪表美的一部分。头发整洁、发型大方是个人礼仪对发式美的最基本要求。整洁大方的发式易给人留下生气勃勃的印象。

(2)面容

面容是人的仪表之首，是人体暴露在外时间最长的部位，也是最为动人之处。男士应养成每天修面剃须的良好习惯。目前，女士面容的美化主要采取整容与化妆两种方法。

(3)颈部

颈部是人体最容易显现一个人年龄的部位，平时要和脸部一样注意保养。

(4)手部

手、手指和指甲的美，与人体其他部位的美一起，组成了人的整体风采。和脸部、颈部一样，手也常常露在服饰之外，极易被他人所注意。因此，适时适度地保护与美化手部是十分必要的，不容忽视。

最新接待的函范文(精)六

一、亲昵型顾客及其接待方法

亲昵型顾客多为与店方关系较为紧密的顾客，也就是我们所说的熟顾客，很多开在居民区附近的社区商店的这群人比较多。一些商店开业一段时间，建立起一定信誉后，会有很多熟客。与熟客建立良好关系非常必要，但亦应注意对熟容和新客的应对办法，不能顾此失彼。

例一:

某商店内，店员隔着柜台正招呼一名挑选某商品的妇女。这时，门前一辆高级轿车戛然而止，一位衣着华丽的妇女缓缓跨出。店员见状立刻满脸堆笑，迎上前去:“啊，陈太太，欢迎，欢迎，里面请。”其他店员亦应声附和:“欢迎光临”、“陈太太几天未来，依旧神采奕奕”。恭维之声不绝于耳，面对刚才那位妇女则态度冷淡:“总之，这种某的质量已经够好的了!”妇女再问:“是吗?我再考虑考虑。”店员冷冷答道:“好，慢走，下次再来”。可见，陈太太是熟客，挑选某商品的妇女是新客。然而，店员对二者的态度却这般悬殊，既影响顾客的自尊心，亦影响本店的声誉。

例二:

某商店专营小礼品的专柜前，一位女店员正与一名看似熟客的女青年聊得起劲。仔细一听，其内容不外乎电影明星及各种小道消息。顾客与店员如此之“熟”，也往往令人有过分的感觉。

顾客与店员之司适当的交流非常重要，能增进感情，树立本店热情服务的美名，而以上两例却有过而犹不及，只能适得其反。亲密之中，也要保持礼仪。过分亲近会招致顾客反感，店员与顾客闲话家常时，态度及措词都要有分寸，不可忘记自己正在执行销售工作而入“忘我之境”。

顾客自动聊起个人问题，应委婉避开，划清彼此间关系，才不会让其他顾客感到不舒服，熟客得罪不起，但也不能为了照顾熟客而使新顾客感到心理不平衡，忽视了新客成为熟客的巨大潜力。熟客与新客都是客人，都是上帝，他们有权利获得平等的待遇。二者一起上门时，何不先一同招呼，等顾客散开后，再个别照顾也不迟。

从以上两例，可总结出一些应对熟客的办法:

例一中，店方工于心计，认为坐轿车来的太太消费额一定远比买某小商品的新顾客高，或许有些道理，但错在态度过于明显，让其他顾客一眼看出其间的差异，自然心中不快。因此，遇到店内有两个以上顾客时，店员要始终坚持平等应对的原则，即使其他顾客先出声招呼，也应先跟眼前顾客致歉，事情办定后立刻回到原顾客的地方，绝对遵守公平对待原则。

例二中，则应注意与顾客保持适当距离，避免闲扯不相干的话题，“距离能产生美”绝对是一条永恒的真理。

二、犹豫不决型顾客及其接待方法

日常生活中，很多人面临各种选择时优柔寡断，百般踌躇。由于商品的多样性，所以他们在挑选物品时也常常显得犹豫不定，面对诸多物品，难以取舍，这样的顾客就是犹豫不决的顾客。

例一:

顾客站在柜台前，招呼道:“对不起，麻烦您把那个拿给我看一下……”，刚说完，突然眼睛一亮，“咦，那边那个也不错，也看一下。”没多久，一转头，“啊!那个也不错……”顾客三心二意，很难抉择。店员一一照办:“是啊，这种目前正打广告，销得很好。”

顾客面对柜台上已摆出的七八种物品东摸摸，西挑挑，哪种都觉得满意，哪种又都有不足之处:“到底选哪一个好?哎呀呀，我眼都花了，还是不知该买哪个。这样吧，我明天再来看，麻烦您了。”于是，顾客空手而归。

在任何一家商店里，这种情景司空见惯，顾客东看西看，不知如何选择，这就是犹豫不决型顾客的典型特征。一般来说，女性由于其细心的天性，在这种类型顾客中占大多数，在选购物品时更是如此。

例二:

一位女顾客站在首饰专柜前流连已久，千挑万选，初步筛选出耳环三种:“这三种看来都不错，依你看，哪一种更合适?”

店员机灵地答道:“我看，这种似乎最适合您。”

女士将信将疑:“哦?我看这种经常打广告，你看呢?”

店员反应很快:“是啊，那种也很好!”

顾客又指向另一种耳环:“这种目前也很流行，是不是?”店员连连称是:“的确，这种看起来更美观。”

面对店员八面玲珑的回答，顾客完全失去选择能力了，最后无奈地说:“我还是回去先考虑考虑吧，麻烦您费心介绍。”然后转身而去。

店员心中不平，一面暗暗抱怨着，一面把乱七八糟的首饰放回原处。遇到这种情形应该如何应对呢?大体上说:犹豫不决型顾客可分为两种类型:

第一种和例一所示一样，顾客本身完完全全不懂得抉择;第二种和例二一样，店员模棱两可的答对使其犹豫不决。面对这种类型的顾客，要记住对方第一次拿的是什么饰品，看了几次的是什么饰品，根据其态度，留下几种适合她款式的东西，其余的则不动声色地拿开。若她再次拿起那种，可用自信地口吻说:“太太，我认为这种最适合您。”这通常会使顾客当场决定下来。若旁边还有其他顾客时，也可通过征求第三方意见，这也是促使犹豫不决型顾客下定决心的方法之一。一般情况下，被问及的顾客会予以合作，且赞同率往往高达82%。

针对例二的情形，最糟糕的回答就是:“适合您款式的有很多种”，这只能使顾客更加迷惑，如坠迷谷。“这个很好”，“那个也不错”收不到什么积极效果，倒不如要问对方:“太太，您现在最喜欢的是哪一款?”根据其回答内容，再拿出自己的建议，这样会使对方下定决心。

销售员只有针对不同的顾客，采用不同的应对措施，才能取个更好销售业绩。

最新接待的函范文(精)七

为加强学校与社会、与家长的沟通和联系，便于家长来访，整合学校、社会、家庭的教育教学资源，努力创造让家长满意、社会认可、学生快乐安全成长的育人环境，特制定学校家长来访接待制度。

一、学校设立家长来访接待室，由学校保安和值班教师协作管理。家长来访接待室暂定于学校安全保卫室（传达室），每天上班时间值班教师轮流在此值班，值班安排、督促检查由当天带班领导负责，严禁空岗。

二、值班接待人员应正确指导来访家长将车辆按有关要求有序停放在停车区域，并依据学校有关规章制度，指导来访家长的在校活动，避免在教学区游走、吸烟、大声喧哗等。

三、教师约见家长，必须提前与家长约定好时间，并在家长来访接待室等候家长或提前通知保安及家长接待室值班教师，做好接待工作。

四、家长主动来校找教师了解学生情况，提前与教师约定好时间的，教师要在预约时间到接待室等待或通知保安及接待室值班教师，并嘱托接待事宜。家长来访前未与被访教师提前联系的，由接待室值班教师负责及时联系，值班教师不在的时间由保安负责联系接洽并做好登记。

五、接待来访家长实行首问负责制。接待来访家长、联系被访教师等，被首问的教师要做到及时、恰当、正确处理，态度要真诚、热情，不得推诿、敷衍、拖拉，让来访家长满意。

六、上课期间避免家长进入教学区探视、接送学生。特殊情况（如接送生病学生等）一律到安全保卫室登记，如实填写好登记表，并通过接待值班人员与班主任取得联系后，到办公室或由班主任通知学生到安全保卫室与家长见面。在正常的教育教学时间内，家长确需将学生带出校外的，须经过班主任同意并履行学生请假手续后方可离校。

七、家长在上课期间给学生送生活用品、学习用品等，由接待室值班人员负责接待，认真填写好物品交接单，及时与学生班主任取得联系，通知其安排学生课间到安全保卫室交接、领取物品。

八、周末放学时，各任课教师要按时放学避免拖堂，并督促学生及时离校。特殊情况延误放学时，应提前通知家长，以便家长按时接学生。

九、如遇家长来访学校领导或反映其他事项，更要认真接待，问明大体情况，及时联系相关领导。