最新合同档案管理制度细则(通用9篇)

在现代社会中，合同在各个领域都有广泛的应用，如房屋买卖、劳动合同等。在起草合同时，需要注意合同的格式和结构，使其易于阅读和理解。在合同范文中，可以找到适合不同行业和情形的模板。

合同档案管理制度细则篇一

为了更好地促进企业发展，提高企业的经济效益，保障企业在合同管理工作中能有条不紊的进行。特对企业合同管理人员资格要求作如下规定：

一、企业合同管理人员必须具备合同管理资格，有颁发资格证书者，方能上岗。

二、企业合同管理人员应懂各种法律、法规，熟悉合同业务。

三、企业合同管理人员必须服从组织的安排，严格执行上级的有关规定，做好自己的本职工作。

四、企业合同管理人员，按时参加主管部门组织的合同管理工作业务培训，不断提高业务素质。

企业合同管理负责人工作职责

一、负责企业合同管理的领导工作。

二、组织指挥各有关部门全面履行合同义务。

三、负责企业合同签订的审批。

四、定期听取企业有关部门在合同管理和履行中的情况汇报，研究讨论合同管理和履行中存在的问题，并做出正确决策。

五、依据法律、法规和政策，结合本企业实际情况，负责组织制定合同管理制度，以及各种专项合同管理制度。

六、监督检查企业各项合同管理制度的实施。

七、讨论决策发生合同纠纷的解决方式和达到目的的要求。

八、组织学习《合同法》，开展“重合同、守信用”活动。

合同管理工作人员职责

一、合同管理工作人员必须认真履行自身职责，统一管理负责企业各部门签订的各种合同，对公司负责。

二、对企业各部门签订的各种合同依法进行审核登记、归档。

三、按有关规定及时、准确、全面填报合同统计表，并做出统计分析，定期向公司领导作出汇报。

四、做好对合同统一文本、合同专用章、《法人授权委托证明书》的发放和管理工作。

五、定期召开例会，组织学习有关《合同法》及有关法律法规，依据法律、法规和政策开展合同管理工作。

合同订立程序和审批制度

一、公司经理是本企业的法定代表，所有合同必须经理签订或经理书面授权者签订的合同方能生效。

二、公司各部门、各工程处无权对外订立合同，但可会同公司管理委员会、预算科、生技科、经理办公室与对方就合同的细则进行磋商后，报公司经理审阅签署。

三、公司与其他经济组织订立的施工合同要以《合同法》、《招标法》、《重庆市管理条例》及有关规定为准，做到内容具体、责任明确、文字准确、数据清楚，如有涂改，必须有双方在涂改处签章。

四、公司机具对外租借合同同公司后勤科负责填写后报经理签字，交租借方、公司财会科、行政科各一份，后勤科仓库留存一份。

五、除机具对外租借合同以外的其他合同，必须交公司经理办公室一份存档，交财会科、生技科、行政科各一份以便履约和结算。

六、建设工程施工合同签订之后，由公司管委会员、公司各科对公司内项目经理进行全面考查，分析后作出选择，报经理决定。

七、公司及工程处承揽的业务，不对外转包，原则上不对外分包，如有特殊情况需分包的，必须经企业法人代表批准后由公司管理委员会对外选择施工队伍并负责监督施工情况直至竣工验收。

八、公司内部基本建设和维修业务一律不对外承包由经理办公室负责工程造价控制和施工队选择、监督，直至验收后交付使用。

九、公司内部各部门之间的合同，单项工程承包合同如发生纠纷，由经理、公司管理委员会负责仲裁，经理办公室监督履行。

十、公司与外单位的合同如对方严重违约，经理交涉无效时，抓住有利时机，由经理办公室牵头进行仲裁或民事诉讼。在仲裁或诉讼中有关技术方面的问题由公司管理委员会协同解决。

十一、本公司职工如有违返本管理制度的，由经理办公室全面调查情况后，提交公司办公室给予各种行政处理和经济处罚，触犯法律的将移交司法机关处理。

合同档案管理制度细则篇二

c.财务档案的保管期限分为永久保存和定期保存两类，具体规定如下：

会计凭证类。

——原始凭证、记帐凭证：15年，其中：涉及外来和对私改造的会计凭证：永久保存。

——银行存款余额调节表：3年。

会计帐薄类。

会计报表类。

——主要财务指标报表：3年，月、季度会报表：15年，年度会计报表：永久保存\。

其它类。

f.财务档案管理人员接待查阅时，必须详细登记查阅人的姓名、工作部门(或单位)、查阅日期、财务档案名称、查阅理由以及批准手续。财务档案不得带出室外，如有特殊情况，需带出复制的，必须经总经理批准，并限期归还。

合同档案管理制度细则篇三

（一）凡本单位工作人员因工作需要均可查阅本单位形成的档案资料，如需要借阅，应经分管领导批准，一周内归还。

（二）外单位需要查阅本单位档案资料时，需出示介绍信，说明查阅目的，经分管领导批准，方可借阅，一般不予外借。

（三）查阅档案者，要爱护档案，严禁在档案材料上画图、划线、折叠、涂改、撕页、拆卷等。借阅的档案要妥善保管，不得转借、遗失。如有损坏、遗失，要给予行政处分或罚款，情节特别严重者，要追究刑事责任。

（四）查阅档案必须履行登记手续，查档者应将利用目的、取得的效益及时反馈给综合档案室。

档案人员岗位责任制。

（一）贯彻执行党和国家有关档案工作的法律法规，负责制定本单位档案工作的各项制度。

（二）热爱档案工作，熟悉业务，做好各类档案分类编号和上架排列工作，编制各种档案目录，建立各种台帐，认真做好登记、统计工作。

（三）集中统一管理本单位各种门类和载体的档案，开展档案史料的编研工作，积极配合有关部门编写全宗介绍、组织沿革、大事记、基础数字汇集、文件汇集、专题介绍等。积极主动提供利用，为各项工作服务。

（四）负责对本单位各部门各种文件材料的收集归档，并对各部门立卷归档进行监督与指导。

（五）根据档案工作统一领导，分级管理的原则，对所属单位的档案工作进行监督和指导。

（六）严格遵守档案工作的各项规章制度，积极宣传档案工作的重要意义，为领导当好参谋、助手。

（七）负责对本单位到期档案的鉴定工作，按规定销毁无保存价值的档案材料。

（八）按规定向档案馆移交应进馆档案。

合同档案管理制度细则篇四

专业实验室，既承担本科专业实验课的教学任务，又承担学生毕业设计（论文）、学生科技立项和科技创新的开放性实验任务。为合理利用资源，确保实验室安全，根据学校实验室管理精神，结合我中心的实际情况，制订专业实验室管理细则，进入专业实验室的师生必须遵守本细则。

一、本科生做毕业设计（论文）及创新项目必须遵守如下规定：

1.提出申请。

指导老师到实验中心办公室申请使用实验室。经同意后，由实验室管理员指定实验柜台。

2.开放时间。

8:30~22:00可以使用实验室。不同时间注意事项不同。

3.安全管理。

（1）加班做实验，必须经指导老师同意。

（2）晚上不能关电源的设备，务必到准备室登记。

（3）每一实验室安排1－2名需要加班的同学值日。需要加班的同学务必知道自己是否需要值日。每天16:10~16:20在实验室黑板公告值日安排。如安排二名同学值日，排名在前者，应按预约时间准时到达实验室；排名在后者，负责锁门，锁门前务必确保水、电、门、窗、气源、设备处于规定状态，且不能早于预约离开时间锁门。如安排一名同学值日，以上值日生职责由该同学负责。值日生必须确保所负责的实验室有可靠人员在。

4.物品借用。

可供借出使用的物品主要是玻璃器皿。确需借用者，先列出借用物品清单，到准备室确定可借物品。学生先把借条（借条一式三份，中心办公室、准备室、借用人各一份）送给指导老师签名，再送中心办公室核准，最后到准备室领用。借用期不得超过四个月。所借用品必须先清洗干净后归还。供本科专业实验使用而且台数少的设备不能借出使用（只公用）。本科教学实验经常使用的低值易损品及消耗品（如普通电炉、无加热装置的水浴锅、石棉网、胶管、滤纸、试纸等）不能借用。

5.损坏及丢失物品处理。

损坏玻璃器皿必须实物或原价赔偿。损坏仪器设备按维修费的2~50%赔偿。

丢失设备按学校规定处理。

丢失玻璃器皿必须写丢失情况报告，送实验室管理员登记。如未发现偷窃者，则由丢失者赔偿。

（1）挥发性高或毒性大的废液，必须倒入指定容器内，禁止倒入下水道。

（2）容易损坏台面的用具（如电炉、底部粗糙的物品）必须放在实验室提供的垫板上使用。

（3）公共用品使用后必须及时放回原处，禁止放在自己柜内。

（4）公用设备由使用者协商或轮流使用。

（5）做本科毕业设计（论文）的学生，必须按管理员的安排搞好公共卫生（每学期不超过2小时）。

（6）使用危险性大或贵重的设备，必须先经过有关老师的许可。

7.严禁事项及违规处理。

（1）学生只能使用已办理借用手续的实验柜、通风柜。严禁擅自打开其它柜门（包括水池下面的柜门）。严禁擅自拿他人物品。严禁把未办理借用手续的.仪器设备带到它室。违反本条规定，视为偷窃，负责赔偿所在楼层近三个月来丢失的物品。

（2）严重失职者（如：下班忘记关水、电、反应装置，忘记值日，违反操作规程弄脏设备又不及时清洁）必须写检讨，交给中心、学院备案。

（3）所使用的地方脏乱差且下班前不整理，责罚搞公共卫生二。

小时。

二、本科生做专业实验必须遵守如下规定：

1.按老师安排使用实验台，不得擅自更改位置。

2.实验前必须注意：检查柜内物品是否与清单相符（多出的马上放在指定筐内，缺少的先在指定筐内找，找不到的到准备室领取）；物品摆放的位置。

3.禁止把公共用品放在自己柜内。

4.实验完毕后，必须做到：所有物品放回原位；物品与清单相符；台面整洁。

5.值日生职责：清洁公用台面；整理公共用品；扫除地面垃圾。

6.班长每次安排四名同学值日。先安排违规者，人数不够再安排其它同学轮值。

7.违反上述规定者，罚值日一次至数次。

8.学生只能使用自己柜内物品及台面物品。严禁擅自打开他人柜门、拿走他人柜内物品。违反此规定者，必须写检讨交给中心、学院备案。

三、教师、研究生必须遵守如下规定：

1.如确实需要，可以借出仪器设备，但不得跨学期借用，不得影响本科教学实验。如有损坏，必须支付全部维修费。

2.到专业实验室做实验，注意事项参照第一条规定执行。

合同档案管理制度细则篇五

一、为了规范公司合同档案管理，有效地收集合同签订和履行过程中的有价值材料，维护公司的'经济利益，降低经营风险，特制定本管理制度。 二、公司合同档案由签订和履行合同过程中形成的协议、单证、函电及与此相关的具有保存价值的材料形成。

一、采购合同：指为生产产品采购原器件、外协部件、商品、礼品、固定资产等而签订的合同或框架协议。

二、销售合同：指销售公司产品而签订的合同或框架协议。

三、技术服务合同：指提供技术服务、产品维修、技术咨询、技术转让等签订的合同。

四、产品合作合同：指公司购买或转让技术、合作开发技术或产品、合作或委托生产产品、外协加工以及商务合作等签订的合同。

五、测试协议：指用公司产品、商品、部件等用于外部测试的协议。 六、联盟协议：指为拓展销售渠道而签订的分销商或代理商协议。 七、市场营销合同：指为市场运作、品牌推广等签订的广告、宣传等市场活动合同。

八、财务合同：指与相关金融机构签订的借款、还款、债券、保险等合同。 九、企发合同：指为企业发展与相关机构、部门、行业组织签订的合同。 十、综合合同：区别于上述类别的其他合同或协议。

一、合同档案管理的归口部门为经营管理部。

经营管理部合同管理专员负责所有文件编号归档；非采购、非销售类合同的盖章和合同编号分配；合同相关档案资料的收集、整理；所负责文件合同档案的借阅、保存和销毁。

二、各部门设档案管理员予以协助管理。

各部门负责本部门合同或协议的编号 分配、档案资料的收集整理。

一、文件合同编号规则

合同号是合同档案唯一的保管单位。销售合同号14位，其余均为12位。

文件合同号由公司号、年度号、分类号、顺序号、部门代码组成。

基本模式：st - 20xx － xs － 0001 － ht

1． 年度号：年度号由四位阿拉伯数字组成，指文件材料形成的年度。

2． 分类号：分类号是档案号的主体, 分别依照合同类别拼音首字母给予识别代码。

3． 顺序号：顺序号4位，用阿拉伯数字表示：0001、0002 …… 表示公司当年某一类合同的序号。

4． 部门代码: 部门代码仅限销售合同，为各部门的汉语拼音简称；

二、合同签订人在合同上签字后，由签订人或经办人办理合同评审手续；经领导审批后，到档案管理员处编号并登记，到印鉴管理员处登记并盖章。合同在双方均盖章生效后须将原件一份送到档案管理员处存档。

三、合同签订人或经办人负责将合同相关档案资料及时提交给档案管理员，并按月将合同的所有档案资料提交完整。

四、所有档案资料整理完整后，每月月初部门档案管理员办理档案移交，填写《档案移交单》，双方签字认可，管理专员归档。

五、所有以公司名义签订的有效合同（订单）原件一律要求在公司归档，各部门及平台只留复印件备查。档案管理员每月初将统计出各部门30天前签订的合同中尚未收回合同的清单，以电子邮件或传真的形式发给各部门，各部门须将合同按要求归档。

六、档案管理员每月5号前汇总本部门上月度的完整合同档案资料，制作《合同档案汇总表》提交经营管理部，并填制《档案归档单》归档。 七、公司各部门的投标标书文件，无论是否中标，都要求在投标后1个月内将文件的电子文档（或光盘）交档案管理员存档。

一、正式形成的合同档案以合同签订之日起开始计算档案保管期限。

二、合同金额在50万元（不含）以下的保存10年；合同金额在100万元（不含）以下的保存15年； 合同金额在5000万元（不含）以下的保存50年； 合同金额在5000万元以上的永久保存。

三、档案销毁：

1．任何组织或个人未经允许无权随意销毁公司档案材料。

2．各档案管理人员应定期对档案进行检查。

3. 合同文档的保存条件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以确保合同文档的安全。

4．凡是超过保管期限又确无保存价值的档案应在《档案销毁清单》上登记，经主管业务负责人批准后，专人监销，由档案管理专员销毁，并由《档案销毁清单》立卷永久保存。

一、公司合同原件，一般不予借出。

二、特殊原因需要借阅公司档案的，若借阅本部门签订的合同，应填写借阅申请单，经部门经理审核后，到档案管理员处办理借阅手续。若借阅非本部门签订的合同，则除本部门经理签字外，还要报公司主管业务负责人批准方可借阅。档案材料的复印手续同借阅。

三、借出档案借用期限为一周。

借阅人应到期归还。确因工作需要继续借用的，必须再次办理借阅手续（续借）。对逾期1周仍不归还者，由档案管理员下发催还单，此后一周内仍不归还者。

四、借阅人应注意档案安全和保密，严禁涂改，转借、损坏、遗失。

一、公司各部门凡违反本制度，无故延期或不交应归档的备份文件材料的，一经发现，限期上交，经催交仍拖延不交的，除责令其部门负责人和单位领导写出书面检查外，各罚款200元，并予以通报批评。

四、一般档案资料若出现丢失、损坏、缺页等情况，应立即报告档案归档部门并办好补办手续，同时对借阅人进行绩效处罚100元；如因遗失档案，泄露公司商业秘密，造成恶劣后果者，扣除借阅人及部门负责人一个月绩效工资，并视情况严重程度追究其相关责任。

五、不按规定存放电脑档案，不按规定接收检查者给予相应的纪律处分并给予通报批评。

六、对借阅公司档案用于非工作需要造成重大损失或影响的，公司将追究其法律责任。

一、 本制度由行政部门负责解释及修改，由总经理办公会批准后执行。该规定可以依据实际情况进行随时或定期修订, 修订的版本获得总经理办公会批准后生效,且自动替代以前的版本。公司全体员工应遵循最新版本的规定。

二、 本制度自下发之日起执行。

三、 附件

附件1 《档案移交单》

附件2 《档案借阅单》

附件3 《档案销毁清单》

附件4 《合同登记本》

合同档案管理制度细则篇六

1．实验室的建立、建设的各种文件和资料。

2．实验教学过程中的各种文件和资料：实验教学大纲、实验教学计划、实验教材、实验指导书、各类学生上课情况、学生实验报告、成绩记录、实验项目开发情况记录等。

3．实验室人员在实验教学、科学研究、技术开发等方面的项目数及其工作量。

4．实验教学、科学研究、技术开发等项目的全部技术文件资料，包括论文、专著、鉴定、专利、获奖等情况。

5．仪器设备及低值耐用品的总台件数及金额、固定资产帐卡、随机技术手册；仪器设备的维护保养、维修、报废等原始记录。

6．单价5万元以上大型精密仪器设备（包括国家科委23种仪器设备，单价虽不到5万元但属于精密稀缺设备）的申购报告、领导批复；开箱记录及装箱单、安装调试记录及双方签字移交文件、保修单、验收报告及文件材料、设备说明书及全套随机文件；使用、维修、故障、事故记录等。使用维修记录，随时将运行情况、使用时间、使用人、承担任务及结果、故障过程、定期检修或校验情况等如实记录，并定期归入技术档案。

技术档案的主要内容包括：

（1）原始资料：申报表、论证报告书、审批计划单、订货合同及有关来往信函等。

（2）设备的开箱验收单、说明书、合格证、附件清单、随机图纸、外观照片等。

（3）安装调试记录等。

（4）仪器设备的操作规程、维修保养制度等管理方面的`资料和管理操作人员情况登记表等。

（5）使用过程中的所有记录。

（6）降级、报废、处理的报告、批示等。

7．自制设备的任务书、技术总结报告、鉴定材料、设备使用说明书等。

8．实验室用房及环境条件的各种技术资料。

10．上级主管部门下发的实验室建设与管理文件和本实验室制定的规章制度。

2．实验室工作人员及时将自己工作中形成的材料交给实验室主任。

4．学生上课情况、实验报告、成绩记录、实验项目开出情况记录属短期保存资料，一般至少应保存三年。

5．仪器设备的有关资料应与设备共存，即保存至设备报废之日为止。

6．除上述两项资料外，其它资料均应长期保存。

8．档案管理员的工作要相对稳定，如工作变动应做好交接工作。

合同档案管理制度细则篇七

为进一步规范合同文档管理工作，提高合同管理水平，逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定本办法。

1、合同档案实行公司办公室集中统一管理，以确保档案的完整、完全和有效利用。

2、办公室应指定专人负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有合同文档，并负责监督指导各部门的合同管理工作。

3、需以公司名义订立各种履约性质的协议、文件的部门，为合同承办部门，承办部门应根据合同项目需要指定承办人，试用期内员工不得作承办人。

1、合同文档以部门名称结合签署日期年月份进行分类编号。

2、合同编号规则：承办部门名称首字母―合同签署年、月份（六位）―顺序号（三位）。示例：jykfb―202206―001（经营开发部20xx年6月份第1号合同）

3、合同管理实行承办部门负责制度，承办部门对合同订立、履行全过程负全部责任。承办部门负责人为第一责任人，承办人为直接责任人。

4、公司分管领导对合同订立、履行、变更、解除全过程进行监督。

5、公司内各职能部门一律不得以个人名义对外发出要约，作出承诺，签订合同或具有履约性质的书面文件。

6、合同承办部门和财务部应分别建立合同台账，实行履行跟踪报告责任制，合同履行及原始资料必须由办公室保管，承办部门只留存复印件。

7、保存的合同文档每年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理，并追究相关人员责任；对超过两年以上（包含本数）的已履行完毕的合同协议，由办公室、财务部甄别并予以归案。

8、办公室要加强对合同档案的统计工作，要以原始记录为依据，编制合同统计清单，以有效开展合同文档的查询、利用工作。

9、各部门员工可到办公室查阅合同文档，确因工作需要须借出查阅，须进行登记，由办公室办理相关借阅手续，以复印件借出。合同原件无特殊情况不得外借。

10、合同文档的保存条件有防火、防潮、防有害生物等措施，以确保合同文档的安全。

11、借阅人不得涂改、伪造、撕毁合同档案材料，违者视情节予以处罚。

12、合同文档的密级为机密，任何人不得擅自将合同对外公开，违者视情节予以处罚。

13、已签署的合同应明确支付方式及付款时间，并交予财务部及时催、付款。

1、各部门在正式签署合同后，须在一周内将合同正本原件移交办公室存档。

2、移交的合同文档必须注明合同编号并保证齐全、完整，必须层次分明，符合其形成规律。倘若合同发生变更，则合同编号不予改变。

3、合同文档移交时，必须编制合同移交清单并当面清点。以双方签字认可后方可完成交接手续。

1、凡以公司名义签订的合同，均应由合同经办部门建立合同台账，并同时向办公室备案，涉及到款项收付的还应同时向财务部备案。

备案是指合同经办人将合同台账、经办人签字确认无误的合同提交相关部门。

2、合同经办人员及部门应在合同签订生效后三日内建立合同台账并按规定履行备案、移交手续。

3、合同台账采用表格式，一份合同填写一张表格，建立一份档案。

4合同台帐应包括以下内容：

1）、合同名称；

2）、合同主体；

4）、合同履行情况（合同履行的进度、合同履行完毕的时间）；

5）、备注（有无违约、争议、诉讼、合同变更、无效、所附资料等情况）

6）、其他应当记载的重要内容。

5、合同台账应附以下资料：

1）、合同文本；

3）、对方委托代理人授权委托书及代理人身份证明；

4）、补充合同、会议纪要、往来函电；

5）、其他与合同有关的重要资料。

6、合同履行过程中发生变更、中止等情形的，合同经办人应及时在合同台账表备注栏中予以注明，并报办公室备案。如涉及到合同价款收付条款变更（包括付款金额、付款时间、付款条件等情形）的，同时报财务部备案。

7、合同台账管理人员、办公室合同管理人员、财务人员，有权对备案合同及所附资料进行审查，发现程序不符、内容有误或资料不全等问题时，应及时要求合同经办人员采取措施予以纠正或补充资料，以保证合同的签订和履行合法有效。

本办法自颁布之日起执行。

合同档案管理制度细则篇八

合同档案管理制度是合同管理制度的组成部分，也是单位为维护自身的合法权益而采取的必要手段。

1、合同文档管理可以以年代结合项目性质进行分类编号。

2、保存的合同文档每半年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理，并追究相关人员责任。

3、合同管理组要加强对合同档案的统计工作，要以原始记录为依据，编制合同统计清单。

4、合同管理组应根据实际需要编制合同档案检索工具，以便有效地开展合同文档的查询、利用工作。

主管领导签字同意后，方可在合同管理组办理相关借阅手续，以影印件借出。

合同原件无特殊情况不得外借。

6、合同文档的保存条件：防火，防潮。

7、合同文档必须专人负责管理。

基本原则

1、合同档案管理实行网络管理体系，由公司合同管理组集中统一管理，以确保档案完整、完全和有效利用。

2、合同管理组负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有合同文档，并负责监督指导各业务分公司、各部门的合同管理工作。

3、各业务分公司、各部门应分别建立健全合同文档的形成、积累、整理、归档工作体系，并确定一名专门人员负责合同文档管理。

合同档案管理应着眼于全局

有别于普通文书档案，合同档案的收集、整理和组卷都有很大的不规律性，不可能指望它会像普通文书档案那样按时、定期送上门来，稍不留心，就会出现遗漏。

因此，在合同档案的收集、整理过程中，合同档案管理人员应当与有关业务部门进行合作，明确合同档案的具体内容，了解合同的履行情况，从而确定合同档案的归档范围，并随情况的变化不断进行修订和补充，从而使合同档案及时、完整地归档有了制度保证。

在实际的工作过程中，合同档案的管理人员还应用系统、发展的眼光看待收集到的合同档案材料，为今后可能出现的该合同的各种相关或补充材料留下余地。

在提供档案合同利用时，可以及时主动地提供相关材料上门服务。

总而言之，要着眼全局，做到未雨绸缪，才能保证合同档案收集的完整、及时，进而发挥应有功效，维护当事人的合法权益。

收集应及时

这要求档案工作人员了解合同的办理情况，正式合同文本签字仪式都应到场，合同文本一经签字、盖章、公证后就及时收集归档。

对于其他相关的合同材料已经履行过程中当事人之间所有有关合同内容的意思表达信件、催告函件等，也应采取随时收集的方法归档，避免合同档案的遗漏及时效的损失。

收集范围应注意全面与准确

通过对合同档案形式与内容的规范性的分析，我们可以知道，人们对合同档案的全面性与准确性的要求较之于其他种类的档案要高很多。

这就要求档案管理人员熟悉相关的法律法规，了解合同的办理状况，保证不遗漏与合同有关的`档案材料，能够准确、有力地反映当事人的合法权益。

提供利用应注意规范

鉴于合同档案的重要意义，档案部门在提供利用时，除特殊情况时一般不应提供合同文本原件，而是提供复印件，既方便了利用又减少了磨损，同时对合同档案的查阅也应制度化，对于事关单位机密的合同档案应采取保密措施，以免泄露单位机密。

档案管理与业务部门的协作互动

要做好档案合同的管理工作，离不开业务部门的合作与支持。

同时，档案部门也可以发挥主观能动性，配合业务部门定期检查合同的办理情况，对办理完毕的新合同或补充协议等及时归档，清理遗漏的合同材料，对有期限规定的合同的办理情况进行通报督促。

还应大力宣传合同档案的重要意义与相关的法律知识，加强业务部门的档案意识，为合同档案的管理奠定良好的基础。

合同档案管理制度细则篇九

为了规范公司人事档案管理，加强档案管理的完整性、真实性、及时性和保密性。同时为了维护人事档案的完整，防止材料损坏，便于高效、有序的利用档案资料，特制定本管理办法。

二、适用范围。

适用于公司员工纸质档案和电子档案的管理工作。

三、职责。

公司行政人事部门为本公司员工人事档案的归口管理部门。

四、原则。

分类标准、归档及时、排列有序、层次清楚、整理规范。

五、档案管理内容。

份证复印件、学历学位证复印件、转正及晋级表、离职证明、各类合同及协议。

2、员工培训档案：培训通知、培训总结报告或者考评结果、培训审批表、员工外派培训合同、外出培训反馈表（证书原件）、员工培训统计表。

3、绩效管理档案：将员工绩效考核相关资料按月归类整理。

4、员工离职档案：员工离岗包括员工与公司解除（终止）劳动关系，死亡等情形。

六、程序。

1、新员工报到后，收齐新入职员工的所有手续、证件、资料后，统一装入新建的档案袋内，并在档案袋封面左上方书写上档案袋编号、员工姓名、性别。将档案资料以纸质档案和电子档案两种载体保存，纸质档案统一归入每位员工的个人档案袋，电子档案以hr管理信息系统为平台进行统一管理。员工人事档案管理人员须忠于职守，严格遵守公司《员工保密管理制度》。

2、档案建立：新员工经考核合格，入职之日始，即建立个人人事档案，起始档案材料包括：一寸近期免冠照片、身份证和学历职称证件的复印件、个人简历、应聘挡案表、录用审批表、员工个人档案表、体检报告、离职(失业)证明等。

具体时限要求如下：

3、社会保险、合同签订等信息自生成之日起七个工作日内录入，并进行纸质档案归档。

八、人事档案借/调阅。

1、调阅员工的人事档案需填写《档案借/查阅申请表》并经有效批准。

2、本部门员工的人事档案调阅需经部门主管批准。

3、部门主管有权调阅其他部门员工的人事档案，但需行政人事部门主管审核，并报总经理批准。

4、部门主管级别的人事档案，总经理有权调阅。

借出的档案必须在2天内归还。

6、所有调阅档案，均需登记备案。

九、人事档案归属。

1、继续受聘的员工档案，作为其今后聘任聘用的依据；档案分类编号存放，一个员工一个编号，防止重名重姓员工档案交叉，制电子目录，以便查阅。

2、离职员工的人事档案每月清查，另外存档，应在妥善保管一年以后销毁。部门主管以上人员、关键岗位人员档案应妥善保管三年以后销毁。

十、本制度最终解释权归行政人事部，本制度从下发之起实施。

发出部门：行政人事部。

借用、查阅人事档案审批表。

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx公司。

人事档案管理办法。

20xx年9月。