文件编制原因范文范本 GMP文件编制范文(四篇)

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有关文件编制原因范文范本一

第1条 目的。

通过对公司内部文件控制流程进行管理，使文件管理控制工作更加系统、科学、规范、高效，以保证各部门及人员及时、正确地使用有效文件，提高工作效率。

第2条 适用范围。

本制度中的“文件”包括公司日常运营过程中产生或所需的文件资料、公司业务往来公文以及公司对内发布的所有流程、制度、作业标准与规范、作业指导书等。

根据公司各类文件的性质进行纵向层级划分，可分为下列五级文件。

第3条 管理职责划分。

(1)各级主管副总主要负责所辖职责范围内的文件进行审核、批准工作，其中，总经理(或管理者代表)还承担着对公司各类体系文件进行定期评审的职责。

(2)总经理办公室主要负责公司一级文件的组织编制、审核，以及二级文件的会审组织工作。

(3)人事行政部负责本制度的编制、解释与修订工作，并由其行政专员负责公司营运、资质类文件资料的保管;其中，人事行政部下辖体系文件管理室，并由其文控员专职负责公司各类体系文件的统一编号、收发、存档、作废等管理事宜。

(4)各职能部门负责对各归口职能和分管业务线的有关文件的编制和副本保管工作。

第2章 公司内部文件编码细则

第4条 公司内部文件的编码主要由以下五个部分组成。

(1)第一部分：公司代号，代码为×××。

(2)第二部分：层级分类代码，代码分别为1、2、3、4、5。

(3)第三部分：大类代码，代码分别为综(综合管理类)、制(生产制造类)、市(市场营销类)、研(研发类)、其(其它类)等。

(4)第四部分：小类分类代码，代码分别为目标(目标计划类)、人力(人力资源类)、办公(办公类)、总务(总务后勤类)、保卫(保卫类)、生产(生产类)、质管(质管类)、项管(项目管理类)、产研(产品研发类)、其(其它类)等。

(5)第五部分：文件流水号，代码为001～999。

第5条 公司内部各级文件编码示例如下(以人事行政部文件为例)。

(1)一级文件：×××1—001。

(2)二级文件：×××2—综—001。

(3)三级文件：×××3—综—行政—001。

(4)四级文件：×××4—综—行政—001。

(5)五级文件：×××5—综—行政—001—001。

第3章 公司各级文件编制、审核、审批规定

第6条 公司一级文件，由公司总经理办公室组织相关人员进行编制。一级文件编制完成后，需经总经理办公室主任审核后，交由公司总经理审批。

第7条 公司二级文件，由各业务归口部门协同流程协同作业部门共同编写。二级文件编制完成后，由总经理办公室组织相关部门及人员进行会审。经会审后，二级文件需交总经理审批。

第8条 公司三级文件，若其覆盖范围超过2个(含2个)职能部门，其编制工作由各归口管理职能部门组织，并交主管副总审核后，交总经理审批。具体分工如下。

(1)目标类、计划类三级文件由总经理办公室负责组织编制，交分管运营副总审核。

(2)人事、行政、总务类三级文件由人事行政部负责组织编制，交分管行政副总审核。

(3)财务类三级文件由财务部负责组织编制，交分管的财务副总审核。

(4)生产制造类三级文件由生产部组织编制，交分管的生产副总(或厂长)审核。

(5)市场营销类三级文件由营销部及相关部门组织编制，交分管的营销副总审核。

(6)供应类三级文件由采购部及相关部门组织编制，交分管的运营副总审核。

第9条 公司四、五级文件的编制、审核、审批规定如下表所示。

公司四、五级文件的编制、审核、审批规定表

第10条 除部门、车间内部文件外，其它公司内部文件在内容审核后，必须交人事行政部或体系文件管理室进行有关文档格式、文件内容重复性与冲突性的二次审核。二次审核合格后，各文件编制部门方可送交相关批准人批准。

第4章 文件发放管理规定

第11条 所有公司内部发布的文件均需由人事行政部制定分发号，加盖“受控”章才能发放。每份文件不同的复印件必须注明不同的分发号，以便追溯。

第12条 体系文件需由体系文件管理室文控员负责发放管理工作，其它内部文件的发放由人事行政部行政专员负责实施。

第13条 根据文件发放批量划分，文件发放主要两种情况：大批发放与零星发放。

(1)大批发放时，应建立《公司内部文件配置、发放与回收登记表》，并报各文件归口职能部门的分管副总审批。

(2)零星发放时，应建立《公司内部文件发放与回收登记表》。

第14条 文件领用人应在《公司内部文件配置、发放与回收登记表》或《公司内部文件发放与回收登记表》上签名后，方可领取注有分发号和“受控”状态标识的文件。

第15条 领用部门领到文件后，应及时建立《收文登记表》。

第16条 文件发放完毕后，人事行政部行政专员或体系文件管理室文控员应及时对文件进行分类、归档保存，并更新《公司内部文件清单》。

第5章 公司内部文件使用与借阅规定

第17条 文件使用部门应及时向相关人员进行文件内容宣贯、培训，将文件放置在适当的位置(场所)，确保相关人员能够及时、正确地使用文件。

第18条 当出现以下情况时，使用部门可填写《文件领用、借阅申请表》，申请更换或增发。

(1)文件破损严重影响使用时。

(2)根据使用需要须新增、改版时。

(3)文件丢失需重新领用时。

第19条 《文件领用、借阅申请表》需经人事行政部审批后方可实施更换或增发。更改或重新领用时，使用原文件分发号;增发时，应按原分发号顺序新增一个分发号。

第20条 公司内部文件借阅规定如下。

(1)当其他公司或个人需借阅文件时，应填写《文件领用、借阅申请表》，经人事行政部或体系文件管理室批准后，行政专员或文控员方可办理借阅手续，并负责催讨。

(2)借阅时最长时间不得超过半个月。

(3)公司内部各部门、各车间需借阅文件时，应经人事行政部或体系文件管理室审批和登记后，方可办理借阅手续。借阅时，行政专员或文控员要负责明确借阅期限与催讨工作。

第6章 公司内部文件更改、回收、作废与评审规定

第21条 公司内部文件在使用时若遇到下列情形之一的，应进行修改。

(1)公司现行文件与有关国际标准、国家标准、地方标准和法规及行业标准相冲突时。

(2)文件内容与客户的需要相矛盾或不能满足客户的要求时。

(3)文件的内容不正确、不适合或操作性不强时。

(4)有更合适、更先进的或更具可操作性的产品标准、操作方法、管理手段时。

第22条 文件修改程序规定如下。

(1)公司一级文件修改或其它各级文件大批修改时，公司应专门成立文件修改小组进行运作，修改完后的审核、批准、发放使用以及旧文件回收均按本制度的相关条款执行。

(2)文件需要更改时，由文件编制部门填写《文件变更审批表》并附具体修改内容，交文件原审核人审核、原批准人批准后方可进行文件更改。

(3)文件更改由人事行政部行政专员或文控员按《文件变更审批表》负责组织实施。更改可采取划(改)或换页等方式，同时要做好修改状态标识的更改，在修改处加盖“更改”章，更改应覆盖该文件发放的所有场所。如采取换页的形式，应将原未更改的页面回收。

第23条 文件回收与作废规定如下。

(1)当文件改版或修改时，会产生大量的作废和失效文件。行政专员或文控员应做好作废文件的回收、登记和标识区分工作。

(2)作废文件应进行定期处理。行政专员或文控员应填写《作废文件审批表》交部门主管批准后方可处理，将作废文件保留一份，并另加盖“作废存留”标识，归档保存一年备查，其他的进行销毁。

第24条 文件评审规定如下。

(1)人事行政部经理应定期组织行政主管、行政专员等相关人员做好文件评审工作。

(2)文件评审的时间可与体系文件的管理评审相结合，评审内容包括现有文件的充分性、适宜性和有效性，确定文件修改清单和文件新增清单，以持续改进文件的可操作性和科学性。

第7章 附则

第25条 本制度由人事行政部编制，解释权归人事行政部所有。

第26条 本制度经行政副总审核、总经理审批后，自发布之日起开始执行。

有关文件编制原因范文范本二

为进一步严明机构改革和机构编制工作纪律，切实规范事业单位业务活动和内部管理，根据县委编办关于开展机构编制纪律自查工作的要求，我乡结合工作实际，安排专人对全乡的机构编制工作进行了检查，现将自查情况报告如下：

一、严格“三定”，规范机构设置我乡行政机关、事业单位机构严格依照“三定”规定认真贯彻执行，经过自查无违规擅自设立机构，不存在提高机构规格，变更机构名称、性质、职责、权限等情况。

机构设置情况。我乡党委政府内设11个办公室：党政办、信访办、司法所、妇联、团委、扶贫作战办、统计办、民政办、新农办、计生办、交管办。下属事业单位8个：宣传文化服务中心、综合服务中心、财政所、社区戒毒康复工作站、畜牧兽医站、畜产品质量安全监管站、农产品质量安全服务站、天然林保护站。

人员编制情况。基本情况：我乡机关和事业单位在编人员x名，机构编制工作有专人负责管理。人员信息变动后专门负责本工作的工作人员人能够及时更新实名制数据，确保实名制数据真实、准确。其中：行政编制x人，事业编制x人，有一名大学生村干部，没有违反规定超编进人问题。

二、事业单位运行规范我乡按照县委县政府及县编办相关文件精神的定编数和有关要求推行实名制管理，编制及人员管理过程中能够及时根据组织、人事的相关文件，到编制部门办理人员变动相关手续。

三、做好实名制管理我乡在对事业单位的管理过程中严格遵照《事业单位登记管理暂时条例》，并严格按照机构编制管理部门核定的编制数及编制性质，配备相应的工作人员，做到定编到人，实行机构编制信息公开。我乡配备专人管理，人员信息变动后能及时更新实名制数据，确保实名制数据真实，准确，并指派专人负责实名制工作。通过自查不存在“吃空饷”现象，没有虚报人员等方式占用编制并冒用财政资金的情况，不存在违反《事业单位登记管理暂时条例》的行为，也不存在其他违反机构编制管理规定的行为。

四、认真开展机构编制监督检查工作我乡充分利用现有的监督手段，进一步完善审核制度，加强对单位的机构设置和人员编制的日常监督管理。通过结合年终统计和事业单位法人年检，对各单位的机构编制执行情况进行检查。把单位自查与定期抽查相结合，并及时将自查情况报告县编委办。切实把自觉监督检查工作寓于机构编制管理的全过程，做到事前监督与事后监督并重。

五、存在的问题虽然我乡在机构编制和实有人员控制上取得了一定成果，但离上级机构编制部门的要求还有差距，结合目前的机构编制管理工作需要，仍然存在着一些急需解决的问题。

一是机构编制意识有待加强；

二是约束机制和协调力度仍然不够；

三是机构监督检查机制还需改进和完善。

六、今后工作的方向和重点今后，我乡将继续认真贯彻落实机构编制管理的相关政策法规，严格执行机构编制纪律，加强编制管理工作，不断提高行政效率，为此我乡将重点抓好以下几方工作：

一是进一步加强宣传工作，提高各分管领导对机构编制工作重要性的认识。

二是严格按照县机构编制管理要求，积极借鉴好的管理经验，建立和完善机构编制管理的各项规章制度，促进编制管理程序法定化。

三是加强机构编制监督检查，严格执行“三定”规定，把好编制使用审批关。

有关文件编制原因范文范本三

为加强鼓楼区委办公室涉密文件、资料的管理，规范相关工作程序，根据《中华人民共和国保密法》(以下简称《保密法》)及有关保密工作规定，制定本制度。

一、收文制度

接收国家秘密文件、资料，密件包装应当由办公室保密人员拆封。同时应单独设薄登记，接收人员应及时履行清点、登记、编号、签收等手续。

二、发文制度

分发国家秘密文件、资料，必须严格按照规定的范围发放，不得擅自扩大范围。发文人员应履行登记、编号、签收手续，并严格分发范围，遵守相关规定;签收时必须逐件清点、核对。

传递涉密文件、资料应当通过保密员进行，文件应包装密封，严格按规定登记签收。

三、制作(打印)制度

制作国家秘密文件、资料，应当按照《保密法》规定，履行定密程序，标明密级和保密期限，注明发放范围及制作数量，绝密级、机密级的应当编排顺序号。使用计算机制作秘密文件、资料的，该计算机不能与公共信息网络联接。密件应当在内部文印室印刷，严格按照批准的数量制作，不得多制、私留。

四、阅读(传阅)制度

涉密文件、资料须按规定范围传达、阅读，不得擅自扩大范围，也不得向无关人员泄露文件内容。传阅涉密文件，由办公室保密员负责专夹专阅，并填写“传阅单”，记载夹内密件份数、编号和阅读时间等，阅后签字并主动退回，不得横传，对急办的文件，保密员要及时催办。涉密文件应在办公室或机要室阅读，绝密级文件应当即阅即批即退，并有保密员在场。

五、借阅制度

阅读和使用涉密文件、资料应当在符合保密要求的办公场所进行，确需在办公场所外阅读和使用的，要履行严格的借阅记录手续。借阅人对文件负有安全和保密的责任，自觉做到按期归还，再用再借，严禁将涉密文件资料带回家或带到其他公共场所。保密员对借出的文件应按时限要求及时追回。

密级文件资料，未经密级确定机关、单位或者上级机关批准，禁止复制、复印、摘抄、汇编。如复印、摘抄、汇编机密级和秘密级文件，必须经批准并履行审批手续，同时不得改变其密级、保密期限和知悉范围，并视同原件管理。

六、清退制度

按照规定应当清退的涉密文件、资料，原则上应按要求退回原制发的机关、单位。特殊情况的，应说明原因并报经原制发机关同意。

七、销毁制度

需要销毁的涉密文件、资料由保密员造册，报办公室领导审批，并履行清点、登记手续，不得擅自销毁。送指定造纸厂销毁的，要有保密员等二人以上押运和监销。严禁将涉密载体作为废品出售。

有关文件编制原因范文范本四

一、红头文件的制作及标准

1、    进行页面设置

选择“文件”一一“页面设置”选择“页边距”附签,3.7厘米 下：3.5

厘米 左：2.8厘米 右：2.6厘米。选择“版式”附签，将“页眉和页

脚”设置成“奇偶页不同”，在该选项前打“"”。选择“文档网格”附签，“字 体设置”，“中文字体”设置为“仿宋”；“字号”设置成“三号”，单击“确定” 按钮，选中“指定行网格和字符网格”；将“每行”设置成“ 28”个字符；

页”设置成“ 22”行。然后单击“确定”按钮，这样就将版心设置成了以三

号字为标准、每页22行、每行28个汉字的国家标准。

2、    插入页号

选择“插入”一一“页码“位置”设置为“页面底端页脚）”，“对齐方式”

设置为“外侧”然后单击“格式”按钮，“数字格式”设置为全角的显示格

式，单击“确定”按钮，再次单击“确定”按钮完成页码设置。双击页码，

在页码两边各加上一条全角方式的短线；并将页码字号设置成“四

号”；字体任意；奇数页的页码设置成右空一个汉字，偶数页的页码

设置成左空一个汉字。

3、    发文机关标识制作

选择“插入”一一“文本框”一一“横排”菜单项，鼠标将会变成“+”，在

word 2000版面上单击鼠标左键，出现一个文本框，在该文本框内输

入发文机关标识，输入完成后，选中该文本框，单击鼠标右键 “设

置文本框格式”，在这里来设置红头的属性。

选择“颜色和线条”附签，“颜色”设置成“无填充颜色选择“大小”附签，

“高度”设置成“ 2cm”；宽度设置成“ 15.5cm”。注：用户可根据实际情

况调节尺寸。选择“版式”附签，单击“高级”按钮，水平对齐：“对齐方

式”设置成“居中”，“度量依据”设置成“页面”；垂直对齐绝对位置”

设置成“页边距”，“下侧”设置成“ 2.5cm”    平行文标准0cm”

上行文标准，注：用户可根据实际情况调节尺寸。然后单击“确定”。

选择“文本框”附签，左、右、上、下都设置成“    ocm”，单击“确定”完成。文本框属性全部设置

完成，单击“确定”按钮。选中文本框内的全部文字，将颜色设置成“红色”，字体设置成“小标 宋简体”，字号根据文本框的大小设置成相应字号，但要尽量充满该文本框，这样，宽为

155mm、高为20mm、距上25mm 的红头制作完成。

4、    红线制作

首先将“视图”一一“工具栏”一一“绘图”选中，单击“绘图”工具条的直线

工具，鼠标会变成“十”字形，左手按住键盘上的shift键，右手拖动

鼠标从左到右划一条水平线，然后选中直线单击鼠标右键，选择“设

置自选图形格式”，红线的属性在这里进行设置。选择“颜色和线条”

附签，“颜色”设置为“红色”；“虚实”设置为“实线”；“粗线”设置为“

磅”。选择“大小”附签，“宽度”设置为“    15.5cm ”。选择“版式”附签，单

击“高级”按钮，水平对齐：“对齐方式”设置成“居中”，“度量依据”设置

成“页面”垂直对齐：“绝对位置”设置成“页边距““下侧”设置成“ 7cm”

平行文标准，“    13.5cm ”    上行文标准，注：用户可根据实际情

况进行调节。单击确定。

5、    文号制作

平行文文号：文号 三号仿宋、居中显示。

上行文文号：文号 三号仿宋字体、左空一个字的距离；签发人  三号仿宋字体；签发人姓名一一三号楷体、右空一个字的距离。

注：文号一定要使用六角符号。六角符号插入方法：选择“插入” —— “符 号”一一“符号”附签，找到六角符号后，将光标置于准备插入的地方， 单击“插入”按钮即可。

6、    主题词制作

选择“表格”一一“插入”一一“表格中表格，单击鼠标右键一一表格

属性一一“表格”附签，“对齐方式”设置为“居中”；然后单击“边框和底 纹”按钮，在“预览”窗口中将每行的下线选中，其它线取消，在表格中 填写具体内容：主题词用三号黑体；主题词词目用三号小标宋；抄送、 抄送单位、印发单位及印发日期用三号仿宋。

7、    保存成模板文件

单击“文件”一一“保存”，“保存类型”：选择“文档模板）（”；“文件 名”给模板命名；“保存位置”模板所在路径（一般不做，默认即可）。

至此，模板制作完成。以后所有属于此种类型的公文都可以调用该模 板，直接进行公文正文的排版。    要对该模板进行修改，可以调出相

应模板，方法是：选择“文件”——“打开”，找到相应的模板路径，若 模板保存时按系统默认设置的，然后单击“打开”按钮调出模板即可进 行修改。

二、公文正文排版

所需模板，单击确定，调出模板。

2制作公文正文内容：正文内容根据用户的实际需求，可以直接录

入文字，也可以从其它软件中将文字复制进来， 但必须遵循以下国家 标准：

标 题 二号小标宋字体，居中显示；    主送机关    三号仿宋字

体，顶格，冒号使用全角方式；

正    文一一三号仿宋字体；

成文日期一一三号仿宋字体，右空四个字的距离，“o”和六角符号的 输入方法一致，不能使用“字母o"或“数字!”代替。

文号、签发人、主题词一一按照模板定义的字体填写完整。最后，将 红头、红线、文号、签发人、标题、主送机关、正文、成文日期、主 题词的相互位置调整好