档案部分材料遗失说明范文范本 档案遗失个人情况说明怎么写(四篇)

每个人都曾试图在平淡的学习、工作和生活中写一篇文章。写作是培养人的观察、联想、想象、思维和记忆的重要手段。写范文的时候需要注意什么呢？有哪些格式需要注意呢？下面是小编帮大家整理的优质范文，仅供参考，大家一起来看看吧。

如何写档案部分材料遗失说明范文范本一

1.目的

为了规范安全生产文件档案的管理，确保文件档案的完整性、合理性、科学性，使其为今后工作开展提供参考资料和文献，特制定本制度。

2.适用范围

本制度适用于公司与安全生产有关的文件档案的管理。

3.职责

3.1. 安全档案文件由公司行政管理部对安全档案的管理，并负责监督检查和考核。

3.2. 公司行政管理部安全管理人员负责公司安全管理文件档案的收集、归档和保管。

4.内容

4.1. 安全生产文件档案内容如下：

4.1.1. 国家有关安全生产法律法规、标准规范及其他要求。

4.1.2. 上级主管部门安全生产文件、批复文、领导指示材料及会议资料等。

4.1.3. 公司安全生产文件、安全生产管理制度、安全操作规程、安全会议记录材料、安全学习资料、领导指示材料等。

4.1.4. 安全生产工作计划、总结、报告等。

4.1.5. 各种安全活动记录、安全管理台账、事故报告、安全通报等。

4.1.6. 供应商、承包商相关材料。

4.1.7. 安全设施检测、校验报告、记录等。

4.1.8. 安全、职业卫生评价报告。

4.2. 归档流程

4.2.1. 文件资料应根据其相互联系、保存价值分类立卷，保证档案的齐全、完整，能反映安全生产主要情况，以便保管和利用。

4.2.2. 应根据文件资料的重要性，案时间永久、长期和短期等三种进行时间整理，分类归档。

4.2.3. 公司在每年2月底前对上年度的文件资料进行归档，统一保存。

4.2.4. 各种文件资料按一定特征进行排列和系统化，应层次分明，编写页码，填写卷内文件资料目录。

4.2.5. 不同价值，不同性质的文件资料应当区别管理，单独立卷。

4.3. 档案保管

4.3.1. 档案应入柜上架，科学排列，避免暴露和捆扎堆放。

4.3.2. 应采取防潮、防虫措施，防止档案损坏。

4.4. 档案借阅

4.4.1. 文件资料档案借阅，必须借阅手续，借阅当案要注意保护，不得丢失、损坏、涂改，要如期归还，到期不能归还者，要说明情况，并办理续借手续。

4.4.2. 借阅的档案要注意保密，未经许可，不得随意公开、发表或转借他人;

4.4.3. 归还档案时，由档案管理人员当面查点清楚，并在借阅登记本上注销。

4.5. 档案保密制度

4.5.1. 档案管理人员必须认真贯彻执行有关保密的规定，严格执行公司保密制度;

4.5.2. 档案管理人员不得借工作之便，私自将秘密档案带出库房或给无关人员查阅;

4.5.3. 档案管理人员不得在公共场所和私人信件中泄漏公司机密;

4.5.4. 入库档案，应妥善保管，定期核对。外借档案，及时催还;

4.5.5. 外单位利用档案必须凭单位介绍信，并经领导批准方可进行;

4.5.6. 严禁向废品收购单位出卖档案文件资料，销毁档案必须严格遵守鉴定销毁制度;

4.5.7. 提供利用档案，要严格执行借阅制度，注意保密;

4.5.8. 进入档案室须经档案管理人员同意，其他人员不得入内。

4.6. 档案保存年限

文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。

4.7. 档案销毁

对于过期并失去保存价值的文件资料，经公司行政管理部领导批准，可以定期销毁，必要时做好销毁记录。

5. 本制度自下发之日起执行。

如何写档案部分材料遗失说明范文范本二

学院：

兹有贵校____届____专业(学号____)毕业生____，已被我单位正式录用，同意(或否)接收其户口档案。请予以办理相关手续!

特此函告

单位地址：__..省____市____区(县)

______公司(签章)

__. 年 ..月 ..日

本人同意毕业后到 单位工作。

毕业生签字：

如何写档案部分材料遗失说明范文范本三

第一条为加强水行政执法文书档案的科学管理，充分发挥执法文书档案在水行政管理工作中的作用，制定本办法。

第二条执法文书是水行政执法人员成果的结晶和执法行为的真实记录。建立健全执法文书管理制度是水行政执法工作的组成部分，水提高执法工作效率和工作质量的必要条件。

第三条各级水行政主管部门在执法工作中形成的全部文书档案均由本部门执法机构集中统一管理。

第四条水行政执法文书档案是指在水行政执法中形成的各种文书资料(包括文字、图表、音像等资料)。

第五条各级水行政主管部门的执法机构应配备一名专职或兼职档案管理人员，负责执法文书档案的日常管理工作。

第六条执法文书档案的收集与归档

(一)在每次执法活动进行完毕后，具体承办人员应及时将执法活动中形成的文书资料交档案管理人员立档;

(二)归档的文书材料应完整、齐全，具有保存价值;

(三)应归档的执法文书材料范围及分类;

1. 水事案件类：水事违法案件的受理、立案呈报表，现场勘察笔录，调查笔录，音像材料，证言证词，责令停止水事违法行为通知书，调查报告，违反水法规行政处理(罚)决定书，送达回执，行政处罚强制执行申请书，结案报告等;

2. 行政复议类(区县(市)不适用)：行政复议申请书，行政复议受理、不予受理、限期补正通知书，行政复议申请人、被申请人提供的有关材料、证据、答辩书等，申请人撤回复议申请书，行政复议裁定书、决定书，送达回证等;

3. 行政诉讼类：起诉书副本、答辩状、代理词，水行政主管部门提交给法院的与案件有关的材料、证据、委托代理书，判决书以及与案件有关的司法文书等;

4. 统计报表类：各种水行政执法统计报表以及其他各类统计报表;

5. 法规文件类：上级颁发的有关水行政执法、水资源、水工程、地方电力、水土保持、河道管理等有关法律、法规、规章、决议、决定、指示、批复、通知等以及相应的解释、说明、实施细则等，本部门制定发布的有关水行政执法方面的文件通知、规定等;

6. 其他类：人民来信、来访记录及处理意见，水行政执法活动中拍摄、收集的具有保存价值的照片、音像资料等。

(四) 档案管理人员在接收文书档案时，必须逐件查点清楚，对已接收的材料应根据类别、保存期限分别在档案目录册上登记。登记要准确，字体要工整。

第七条执法文书档案的整理与保管

(一)按照类别和时间的顺序将档案装订成册，填写案卷目录，以便检索和管理;

(二)根据档案的数量和类别，配置相应的保管设备;

(三)档案管理人员工作调动前应办好移交手续。

第八条执法文书档案的利用

(一)为便于查找，档案管理人员应当编制档案总目录，并根据实际情况及工作的需要，编制必要的检索工具和参考资料;

(二)因工作需要，可以查阅和调借归档的执法文书档案。其他部门需调借档案，应经主管部门领导批准后办理借出手续，并规定调借期限。

第九条各区县水行政主管部门，可根据本管理制度的要求，结合本单位的具体情况制定档案管理工作制度，并报市水利局备案。

如何写档案部分材料遗失说明范文范本四

根据档案局《转发云南省档案局关于开展档案安全检查的通知的通知》(州档发[20xx]12号)的要求，结合检查内容及相关要求。6月初，我办在单位内部针对单位档案室和涉及档案归档工作的科室及相关人员开展了一次全面的档案安全检查和自查活动，并同时向全体干部职工进行了一次全面的档案安全宣传。现将自查情况总结汇报如下：

一、领导重视，加强档案安全意识和档案设施建设及档案信息系统的安全管理，规范操作。

档案安全是档案工作的重中之重，确保档案安全是档案工作者的天职。我办十分重视档案安全工作，实行安全领导负责制，在今年保持共产党员先进性教育活动开始后，更加加强了对档案安全、保密工作的领导，建立完善了档案管理负责制，明确各项职责，将档案工作落到实位，保障了档案安全工作的顺利开展。档案工作者也警钟长鸣，牢固树立“安全第一，预防为主”的思想，坚决防止松懈、侥幸心理，确保档案安全万无一失。

随着电子文件档案管理系统的逐步开展，在单位领导的重视下，将计算机运用于档案整理工作，在今年年初为单位档案管理专门配备了计算机一台，并按要求在3月初向州档案馆联系购买了《南天档案计算机管理信息系统》软件一套，落实专人负责。做到规范操作，有序利用。还设立了信息系统的防火墙、密码访问控制，购买安装了保密隔离卡，建立备份与恢复系统，不断完善档案信息系统安全管理制度，确保档案信息系统安全。在管理上建立了电子归档制度和文件管理的记录系统，严格执行保管制度，从技术要求和管理措施两方面有效地保证了我办档案信息的安全管理。

二、认真落实档案安全保管、保密制度的建立及执行，确保安全。

为了搞好档案安全管理工作，单位档案室在原来的基础上加强了对档案保管、利用、保护、保密等规章制度的落实，新增加整理建全了档案库房“十防”及消防安全“八不准”制度。继续实行档案专人保管，专人查阅，集中归档，认真执行《档案库房管理制度》、《档案统计制度》、《档案保管保密制度》、《档案鉴定销毁制度》、《档案查阅利用制度》、《档案管理人员岗位职责》等相关制度。并按照各项规章制度的要求认真落实整改。把消防安全和供水、供电线路的监管纳入州公务中心消防系统一并管理，严格执行，确实消除档案室内的安全隐患;由单位带班领导负责，把节假日值班保卫制度落实到人，认真巡查做好记录;安排专人落实、做好档案库房的“十防”和电子、文书等各种档案的保密工作，定期检查。另还对已配备设施，如：档案柜、温湿度计、火警自动喷淋系统、防盗门窗、电源电线等进行了完好率检查，并对案卷的数量、质量、霉变情况进行检查，落实了档案管理安全责任制。

三、加强各级工作人员的岗位职责的建设，完善档案管理措施，认真抓好落实，严防泄密。

继续加强各级工作人员的岗位职责的建设，贯彻执行《档案法》以及国家有关档案工作的方针政策,定期做好档案工作的法规、制度、规定的宣传工作,增强单位各工作人员的档案意识。依照相关法规，切实加强对文件材料收集和鉴定销毁工作的监督、检查和管理，使我办的档案管理更趋合理化、规范化、科学化。我们制定并实施了较为有效的措施：一方面，加强对归档文件材料的保管以及保密力度，由档案人员统一集中管理，任何个人不得擅自挪用，凡涉及保密的文件资料，认真做好传阅和保存工作;另一方面，做到以人为本，努力提高档案管理人员的业务素质，我单位每年都订阅相关的档案刊物，积极参加档案专业技术和业务知识培训。档案工作人员认真做好文件的收、发工作，做好档案的收集整理工作，保证归档文件材料完整、准确、系统;做好档案的统计、利用工作,对各类档案库存、接收、销毁、利用等进行准确统计,有计划、有步骤地进行档案史料汇编，积极做好档案信息资源的开发利用,保证为志办各项工作提供优良的服务;严格按照保密法和档案法管理档案，保证档案的安全和利用。严格执行《借阅规则》及《赔偿制度》，做好保密工作。主动接受主管部门的业务指导和督促检查，积极完成与档案相关的其它工作。

通过自查，我办对档案安全工作进行了进一步的明确，同时，也发现了一些存在的薄弱环节，比如：档案室未能与图书资料室分开，搬家后档案柜中未及时更新防虫剂，保密观念还有待进一步强化等等。针对以上问题，我们制定了整改计划：(1)进一步组织学习档案管理基本知识，充分认识档案工作的重要性。加大宣传力度，让大家了解档案工作，加强安全观念。(2)档案管理工作要建立在平时的认真、仔细、及时的基础上，在日常工作中，要随时进行整理、分类、归档，做到规范化管理。(3)加强监管工作。保密监管人员要认真履行职责，定期对单位的文件进行保密检查，特别是节前的保密检查，要形成一种制度，发现问题及时纠正，把保密隐患消灭在萌芽时期，确保文件的安全。(4)继续建立健全档案管理工作制度，并严格按照制度执行。

通过此次自检自查，我单位各级领导、档案工作人员及全体干部职工，增强了档案安全意识，牢固树立了安全防范意识，并在检查中进一步消除了安全隐患。今后，我单位将继续按照此次检查的精神和要求，把档案安全体现在实际工作中，落在实处，认真的坚持下去，时刻确保档案的安全和完整。